「オンラインミーティングをする機会が増えたけど、なんだかうまく進められない…」
「オンラインミーティングをすることになったけど、ちゃんとできるだろうか…」
という方に向けて、オンラインミーティング（商談や初回打ち合わせ）を上手に進めるためのコツをまとめます。
筆者は海外在住で、通常のミーティングよりも圧倒的にオンラインミーティングの方が多い環境にいます。
新規問い合わせの対応や既存顧客との打ち合わせも、9割がオンラインで完結しています。
最初は不慣れでしたが、今ではすっかり慣れました。オンラインミーティングの方が効率的で楽だと感じております。
ネット上には「社内ミーティング」の話が多く、あまり「商談」をテーマにしたものがないと思いました。
コロナの影響で在宅勤務が増える昨今、少しでも筆者の知見が役に立てばと思います！
目次
オンラインミーティングで客先との商談を上手に進めるコツ
通常の営業でもそうですが「何気ない準備」が何より重要だったりします。
オンラインミーティングの場合は特に「技術的な面」で事前準備や確認が発生します。
当日に慌てないためにも、下記の項目を実践してみてください。
①打ち合わせの方法、呼び出し方を事前に合意しておく
社内ミーティングとは違い、商談含む外部との打ち合わせでは「お互い初めてお話する」ことが多いです。
オンライン商談のセッティングに不慣れだと「時間は決めたものの打ち合わせ方法を決めていなかった」ということも起こり得ます。
必ず事前に打ち合わせ方法や呼び出し方を決めておきましょう。
日程調整のメールの中で「打ち合わせ方法」をいくつか提示するのが丁寧です。
また、
- Skypeの場合は事前にお互いのIDを交換。
- ZOOMの場合は事前に招待URLを送付しておく。
などアプリケーションごとに必要となる情報を忘れずに通達します。
これを忘れて当日になってしまうと、非常にドタバタとしてしまいます。
打ち合わせ時間10分経過後にようやくご挨拶…なんてことにもなりかねません。
スマートな商談はスマートなスタートから始まりますので、忘れずに！
②打ち合わせのアジェンダ（進め方）を決めておく
オンラインミーティングはリアルでの打ち合わせとは違い「表情を見ながら空気を読んで進める」ことが難しいです。
少しでも潤滑に進めるために、ミーティングの進め方は事前に決めておいた方が良いです。
細かいアジェンダまでは必要ありませんが、
- ざっくりとした進め方
- お話したいことやお伺いしたいこと
だけでも事前に連絡しておくと、驚くほど進み方が変わります。
③安定したネット環境、静かな場所を確保しておく
オンラインミーティングのメリットは「場所を選ばずに参加できること」です。
ただどこでも良いというわけではありません。
安定したネット環境はもとより、外部との打ち合わせであることを鑑みると「静かな場所」で実施するのが最低限のマナー。
たまにカフェから参加してきて「周囲のノイズで会話が聞こえない」方もいますが、言語道断。身内の会議ではOKでも、外部との打ち合わせではNGです。
自宅の仕事部屋や、オフィスの会議室などから参加するのが理想です。
④画面共有方法の事前確認をする
商談の場合は資料を元に話を進めることになります。
事前にメールで資料送付し、ページ数を確認しながら…というやり方でも進めることはできます。ただこのやり方だと相手が同じページを見てくれているとは限りません。
PC画面を共有しながら説明をする方がミーティングの精度は上がります。
最近ではほとんどのアプリケーションで画面共有ができます。
事前に画面共有機能の使い方を確認しておきましょう。
⑤サウンド・映像は事前に必ずチェックしておく
始めてのデバイス、もしくは初めてのアプリケーションを使う場合、必ず事前に音声と映像をチェックしておきます。
映像共有と同じく、ほとんどのアプリケーションでは事前チェック機能がついています。
参考までにいくつかリンクを貼っておきます。
⑥10分前にはデバイスの前で待機
ミーティング開始時間の10分前には、デバイスの前でコーヒーでも飲んで待ちましょう。
着座してからアプリを開いて、ミーティング内容の再確認をして…とやると、あっという間に数分は経過します。
くれぐれも開始直前にアプリを開く…ということのないように！
⑦アイスブレイクはほどほどに
前述しましたが、オンラインミーティングはリアルでの打ち合わせとは違い「表情を見ながら空気を読んで進める」ことが難しいです。
アイスブレイクが必要ないとは言いませんが、リアルの打ち合わせよりも完結に短くした方が無難です。
⑧相手側の発言を遮らない
マナー的な意味でも「相手の発言を遮らない」というのは重要ですが、オンラインミーティングでは技術的な意味でも重要になります。
イヤホンやスピーカーで声を聞いている場合、複数の声が重なると非常に聞き取りにくくなります。
リアルでの打ち合わせ以上に「会話のキャッチボールをする」という意識で挑みましょう。
⑨聞き取れなかった部分はスルーせずに確認する
ネット環境が不安定な場合、どうしても相手の音声が途切れてしまうこともあります。
その場合は臆せずに音声が途切れた旨を伝え、内容を再確認するようにしましょう。
相手に再度言わせてしまって申し訳ない、と思うかもしれませんが、わからない部分をそのまま放置して進めてしまう方が相手に対して失礼です。
⑩どうしても通信環境が悪い時は映像を切る
日本だとあまりないかもしれませんが、海外だと日によってインターネットの速度が遅い日もあります。
どうしても通信が安定しない場合は、最終手段として映像を切らせてもらう、という選択肢を使いましょう。
オンライン商談では「慌てず平常心で挑む」ことが何より重要
リアル営業では素晴らしい商談テクニックを持っていても、慌てふためいた状態では力を発揮できません。
技術的な面で事前に確認できることはしておき、当日慌てずに平常心で挑めることが何よりも重要でしょう。
慣れてしまえば、リアル営業でもオンライン営業でも変わらずコミュニケーションを取れるようになります。
